Поиск по сайту

Похожие материалы

18.12.2013 18:49

Почему удобно вести бизнес при помощи СЭД?

Преимущества СЭД для ведения бизнеса

Как часто вы не можете найти дома какую-то бумагу? Бывает же, правда? А что же говорить тогда об организациях, через которые за один рабочий день проходит тысяча различных документов? Наверняка каждый управленец сталкивался с проблемой, когда теряются нужные бумаги. Особенно обидно, когда они нужны очень срочно. Или когда офисный рабочий, краснея от стыда, перерывает все, что есть в ящиках рабочего стола, чтобы найти затерявшийся бланк заказчика, сидящего рядом.

Избежать всего этого поможет система электронного документооборота. Что же это за система такая?

Что такое СЭД?

Что такое СЭД: удобство использования электронного документооборота

  • Все очень просто, представляет она собой обычное программное обеспечение, которое устанавливается на рабочие компьютеры всех ваших сотрудников, занимающихся обработкой документов.
  • Поступившие бумаги регистрируются в системе и передаются от одного специалиста к другому по корпоративной сети.
  • Каждый работник может просматривать и вносить поправки в поступившие ему электронные документы. Сохраняются в этом случае и исходный вариант, и уже новый, доработанный.
  • Помимо того, что такая передача работы от специалиста к специалисту экономит много времени, появляется еще возможность мониторинга качества работы сотрудников компании руководством.
  • Еще одним плюсом установки данной системы в своей фирме является то, что имеется возможность принимать электронные документы по мейлу, обрабатывать их и отправлять назад заказчикам.

Практичность использования СЭД

Переход на СЭД: выгода для бизнеса

Что касается цены, то такое программное обеспечение имеет совсем небольшую себестоимость, но экономия от его использования очевидна.

  • Теперь не нужно печатать огромное количество бумаг, а, соответственно, не нужно будет тратить целую кучу денег на покупку офисной бумаги и на заправку принтеров краской.
  • Также системы электронного документооборота экономят пространство, ведь теперь вам не нужно отводить целое помещение под архив. Вся информация будет храниться на компьютере.
  • Также, программный комплекс позволяет производить поиск нужного электронного документа при помощи простых запросов поиска. Для этого понадобится максимум минута. А раньше нужно было идти в архив, давать запрос архивариусу, при этом не имея никаких гарантий, что нужная вам бумага будет найдена.

Процесс перехода на новую форму документооборота

Кроме того, если раньше организация долго работала без системы, то ее ввод может быть постепенным, что поможет быстрее адаптироваться сотрудникам. Это означает, что можно параллельно работать с бумажными и электронными документами, не нарушая этим рабочий процесс.